Les cooperatives han de legalitzar el seus llibres per via telemàtica des del 14 de desembre

Barcelona, 18 de desembre de 2020. Les cooperatives catalanes han de realitzar la legalització dels seus llibres per mitjans telemàtics des de l’entrada en vigor, el dia 14 de desembre, de la Instrucció 1/2020. Aquesta norma converteix la legalització dels llibres en un procediment totalment electrònic de manera obligatòria.

Les cooperatives estan obligades a relacionar-se amb les administracions públiques a través de mitjans electrònics a l’hora de realitzar qualsevol tràmit, també la legalització dels seus diferents tipus de llibres. Per unificar criteris en aquesta matèria, el departament de Treball, Afers Socials i  Famílies, ha dictat una sèrie d’instruccions que cal seguir durant tot el procés de tramitació.

  • La legalització electrònica dels llibres se sol·licita telemàticament mitjançant un formulari web que ha d’estar signat electrònicament.
  • S’ha de presentar un formulari per cadascun dels tipus de llibre. En un mateix formulari no es pot sol·licitar la legalització de diferents tipus de llibres.
  • El llibre s’ha de presentar en format en format PDF i pot estar format per un màxim de 3 fitxers, amb un pes màxim cadascun d’ells de 99Mb.
  • Els fitxers que integren cada llibre han d’estar desats d’acord amb una nomenclatura concreta.
  • Els fitxers que integren el llibre a legalitzar han d’estar signats per la persona que ocupa la presidència del consell rector de la cooperativa.
  • Els toms o fitxers que conformen un tipus de llibre han d’estar emplenats.
  • Cadascun dels fitxers del llibre, ha de contenir en la primera pàgina les dades que l’identifiquen.
  • Les actes de les reunions dels diferents òrgans de la cooperativa no es poden presentar en un mateix llibre. Cada òrgan de la cooperativa ha de tenir el seu llibre d’actes.
  • Els llibres econòmics i els llibres d’actes es presenten per exercicis un cop finalitzats aquests. La sol·licitud de legalització s’ha de fer en el termini màxim de sis mesos a comptar de la data de tancament de l’exercici.
  • L’import de les taxes es calculen per toms o fitxers que integren cadascun dels llibres.
  • La carta de pagament es genera automàticament i es pot fer efectiva telemàticament.
  • No es pot iniciar el procediment de legalització fins que es liquida la taxa.
  • Si un cop examinat el llibre, aquest reuneix els requisits formals exigits, la legalització es fa de cada fitxer que integra ell llibre presentat. Un cop legalitzat el llibre, s’emet la certificació de legalització i es notifica la cooperativa telemàticament. La cooperativa rep un codi de verificació que serveix per comprovar la legalització efectuada.
  • Si el llibre no reuneix els requisits exigits, el Registre de Cooperatives notifica electrònicament un requeriment indicant els defectes a esmenar. El termini màxim per realitzar les esmenes és de 15 dies.